Aikaa on jokaisella päivällä rajallinen määrä, joten kaikkea ei ehdi tehdä. Hyvä ajanhallinta alkaa siitä, että huomaat tärkeimmät tehtävät ajoissa. Kaikki kiireiset asiat eivät silti ole kaikkein tärkeimpiä. Suunnitelma auttaa käyttämään aikaa tehtäviin, jotka vievät tavoitteita eteenpäin. Tarkoitus ei ole täyttää päivää mahdollisimman monella tehtävällä.
Aloita viikko valitsemalla yhdestä kolmeen tärkeintä tehtävää tai kokonaisuutta. Kirjoita ne näkyviin, jotta muistat ne kiireen keskellä. Kun uusi tehtävä tulee, vertaa sitä viikon tärkeisiin asioihin. Kysy itseltäsi, onko tämä tärkeä vai vain kiireellinen juuri nyt. Jos kaikkea ei ehdi, vähemmän tärkeä tehtävä voi odottaa. Näin tärkeät asiat eivät huku helposti pitkän tehtävälistan alle.
Seuraavaksi tee realistinen aikataulu, joka sopii oikeaan elämäntilanteeseesi. Arvioi, kuinka paljon aikaa tehtävät todella tarvitsevat päivän aikana. Jaa pitkä työ pienempiin vaiheisiin ennen kalenterin täyttämistä. Varaa myös hieman tyhjää aikaa yllättäville tehtäville ja viivästyksille. Liian täysi kalenteri voi tehdä suunnitelmasta uuden stressin lähteen.
Merkitse tärkeät työjaksot kalenteriin samalla tavalla kuin tapaamiset. Päätä etukäteen, milloin teet keskittymistä vaativaa työtä rauhassa. Varaa erillinen aika sähköposteille, viesteille ja muille pienille tehtäville. Näin jokainen uusi viesti ei muuta koko päivän suunnitelmaa. Kalenteri näyttää myös, onko päivässä vielä oikeasti vapaata aikaa.
Keskeytykset vievät huomiota ja vaikeuttavat tehtävän loppuun tekemistä. Sulje sähköposti ja ilmoitukset silloin, kun tarvitset työrauhaa. Pidä puhelin poissa näkyvistä, jos se vetää huomion muualle. Jos mahdollista, kerro muille etukäteen, milloin tarvitset omaa työrauhaa. Selkeä työrauha voi tehdä koko työjaksosta paljon helpomman.
Samankaltaiset tehtävät kannattaa usein tehdä lähellä toisiaan päivän aikana. Voit esimerkiksi vastata useisiin viesteihin saman työjakson aikana. Silloin sinun ei tarvitse vaihtaa ajattelutapaa jatkuvasti tehtävien välillä. Hyvin erilaisesta tehtävästä toiseen hyppiminen kuluttaa turhaan voimavaroja. Yksi selkeä tehtävä kerrallaan helpottaa usein keskittymistä huomattavasti.
Jos aloittaminen tuntuu vaikealta, kokeile lyhyttä keskittymisjaksoa ensin. Pomodoro-tekniikassa työtä tehdään esimerkiksi 25 minuuttia yhtäjaksoisesti kerrallaan. Sen jälkeen pidetään lyhyt tauko ennen seuraavaa työjaksoa. Tauko voi auttaa palauttamaan huomion takaisin tärkeään tehtävään. Kokeile rauhassa, sopiiko tämä työrytmi juuri omaan päivääsi.
Ajanhallintaa kannattaa myös arvioida, eikä suunnitelmaa tarvitse totella jäykästi. Seuraa joskus, mihin päiväsi aika todella kuluu käytännössä. Jos yksi tehtävä vie odotettua kauemmin, muuta seuraavaa aikataulua. Toimiva suunnitelma muuttuu kokemuksen mukana realistisemmaksi ja helpommaksi. Opit vähitellen omasta arjestasi, eikä päivän tarvitse olla täydellinen. Muuta siis suunnitelmaa, jos se ei enää tunnu realistiselta.
Muista jättää kalenteriin aikaa myös tauoille, vapaa-ajalle ja levolle. Hyvä suunnittelu tukee tekemistä, mutta myös palautuminen tarvitsee aikaa. Tehokas ajanhallinta ei tarkoita, että teet koko ajan jotakin. Se tarkoittaa, että annat aikaa tärkeille asioille ja palautumiselle. Kun rytmi toimii, työ ja vapaa-aika pysyvät paremmin tasapainossa.